公文写作第三章(公文写作规范与例文解析第二版)

一、公文的四个特点

公文，即公务文件，习惯上统称文件。是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。其特点如下：

1�法定的作者和法定的权威性。公文法定的作者即公文必须以机关的名义或其法定代表人的名义制发。公文的法定权威性指公文在法定的时间和空间范围内能够对受文者的物为产生强制性影响，具有约束力。

2�法定的现实执行效用。公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并对该活动发挥直接指挥、制约与沟通联系效用。

3�具有规范的体式。公文的体式，用以维护公文的权威性、准确性与有效性，是公文区别于其它文献形式的明显标志。

4�履行法定的程序。这种程序性主要体现在制发和生效两个方面。

二、公文的六个功能

公文的基本功能是能够逾越时间与空间有效地记载、传递与存贮公务活动所需的信息，是机关行使职能的重要工具，具体表现为：

1�领导和指导功能。公文是传达贯彻上级各项政策的有效形式。

2�纵向联系功能：公文便于下情上达，是下级机关请示、报告工作、反映情况的基本手段。

3�行为规范功能。公文使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。

4�横向联系功能。机关之间能够通过公文相互交流信息、商洽事务，在工作上取得协调与配合。

5�宣传教育功能。公文具有较强的政策性、理论性、是教育干的好教材。

6�依据和凭证功能。公文是机关管理活动的真实记录。

三、我国法定的通用公文

文种，即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。我国法定的通用公文文种，主要包括：

1�规范性文件。含条例、规定、办法、决定四种。

2�领导指导性文件。含命令(令)、指示、批复、通知、通报五种。

3�公布性文件。含通告、公告两种。

4�呈请性文件。含议案、请示、报告、调查报告四种。

5�商洽性文件。即函(公函)。

6�会议性文件。即会议纪要。

四、公文的文体特征公文的文件，指公文的表达方式。公文属应用文体，除具备直接应用性、全面真实性、格式规范性这些基本属性之外，还有以下特殊属性。

1�公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号的系统。

2�公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。

五、公文的格式

公文格式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文必须具备的基本数据项包括：发文机关、标题、正文、印章或签署、成文期。公文供选择的数据项目包括：发文字号、签发人标志、主送机关、附件说明、附注、主题词、抄送机关、印发说明、份号、密级、紧急程度、无正文说明、题注。公文数据项目的编排次序为：发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章 (签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。在公文形成过程中，将有多种文稿产生，它们包括：草稿、定稿、正本、副本、试行本、暂行本、修订本。

六、公文的行文规则

行文规则是国家制定的控制行文及行文方向、行文方式的有关规定。其内容包括：

1�根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系有四种类型，即领导与被领导的隶属关系、业务指导与被指导的关系、平行关系和不相隶属关系。这四种关系决定了公文传递的方向，处领导、指导地位的上级机关(部门)可以向被领导被指导的下级机关(部门)发送下行文，反之则为上行文，具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互传递平行文。

2�选择适宜的行文式，一般不越级行文。行文方式计有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。在一般情况下不得越级行文。

3�正确选择主送机关与抄送机关。

4�坚持"党政分开"的原则。即党政机关应在各自的系统内发布文件。

5�联合行文时，作者应是"同级机关"。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

6�行文之前必须对有关问题协商一致。其目的是为了维护政令一致。

7�严格控制公文数量，简化行文手续。即机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。上、下级各业务主管部门尽量直接对口行文。

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